SOK
S-ryhmä on suomalainen vähittäiskaupan ja palvelualan yritysverkosto, jolla on Suomessa yli 1600 toimipaikkaa.
Lähtötilanne
S-ryhmällä on laaja hotelli- ja ravintolaverkosto, jonka arjessa hallitaan suuria määriä varauksia, tilatietoja ja myyntiä. Toiminta kattaa useita yksiköitä ja palveluita, mikä asettaa vaatimuksia järjestelmille ja prosesseille.
Mediasignal on toiminut S-ryhmän digitaalisen liiketoiminnan kehittämisen kumppanina jo lähes kahdenkymmenen vuoden ajan. Yhteistyö on vuosien varrella keskittynyt etenkin S-ryhmän arkea tukevan varausjärjestelmän kehittämiseen.
Varaustenhallinnan kokonaisuus edellyttää ratkaisua, joka kokoaa varaukset, tilatiedot ja myynnin yhteen tukien sujuvaa tekemistä niin ravintoloissa, hotelleissa kuin myyntipalvelussa.
Tavoitteet
Varausjärjestelmää lähdettäessä kehittämään oli tavoite selkeä: rakentaa S-ryhmän arjen prosesseihin sopiva selainpohjainen varausjärjestelmä, joka kokoaa pöytävaraukset, kokoustilavaraukset ja niihin liittyvän myynnin yhteen paikkaan. Järjestelmä, joka toimii yksikkökohtaisesti, mutta skaalautuu koko organisaatiolle.
Ratkaisu
Rakensimme selainpohjaisen varausjärjestelmän, joka yhdistää niin ravintoloiden pöytävarausten kuin hotellien kokoustilavarausten hallinnan. Se kokoaa yhteen varaukset, tilatiedot ja myynnin kannalta olennaisen tiedon.
Varausjärjestelmä toimii keskeisenä osana kokonaisuutta tarjoamalla rajapintoja muihin järjestelmiin. Sen kautta muut S-ryhmän ratkaisut voivat hyödyntää ajantasaista varaustietoa esimerkiksi verkkomyynnissä ja muissa kanavissa. Järjestelmä integroituu laajasti eri suuntiin ja toimii osana S-ryhmän kokonaisarkkitehtuuria.
”Päivittäisessä käytössä tärkeimpiä ominaisuuksia ovat kokonaisnäkymä varaustilanteeseen, tilojen ja tuotteiden ajantasaiset tiedot sekä mahdollisuus hallita varauksia, muutoksia ja asiakasviestintää samassa järjestelmässä”, kertoo S-ryhmältä Product Owner Janina Nurmela.
Järjestelmä tukee myyntiä ja tukee arjen tehokkuutta. Varausten hallinta, lisämyynti ja tilatiedot ovat yhdessä paikassa, jolloin kokonaisuus pysyy hallinnassa.
”Erityisen arvokasta on se, että järjestelmä tukee myyntipalvelun, hotellien ja ravintoloiden työtä yhteisellä toimintamallilla ja auttaa ohjaamaan myyntiä oikeaan paikkaan oikeaan aikaan”, Nurmela toteaa.
Vaikutus
Tänään järjestelmä on käytössä ympäri Suomea S-ryhmän ravintoloissa, hotelleissa ja myyntipalveluiden arjessa.
Se näkyy konkreettisesti eri yksiköiden työssä. Järjestelmä on muodostunut myyntipalvelulle keskeiseksi työkaluksi, joka ohjaa päivittäistä tekemistä ja kokoaa yhteen varaukset, tilatiedot ja myynnin.
”Järjestelmä on vaikuttanut arkeen ennen kaikkea tekemällä varausten käsittelystä nopeampaa, näkyvämpää ja hallitumpaa. Kun noin 900 tilan tiedot, varausten muutokset, lisämyynti ja asiakasviestintä ovat yhdessä paikassa, myyntipalvelu pystyy palvelemaan asiakkaita sujuvammin ja tarjoamaan vaihtoehtoja tehokkaammin”, Nurmela kertoo, ”Samalla järjestelmä tukee myynnin kasvua esimerkiksi verkkomyynnin, lisäpalveluiden ja paremman kapasiteetin hallinnan kautta”.
Yhteistyön saavutukset
400t +
varausta vuodessa.
900
S-ryhmän tilaa järjestelmässä.
Roolimme
Pitkäaikainen yhteistyö jatkuu.
Teemme tiivistä yhteistyötä S-ryhmän kanssa ja vastaamme varausjärjestelmän jatkuvasta kehittämisestä, jotta se vastaa arjen tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.
”Yhteistyö Mediasignalin kanssa on ollut käytännössä pitkäjänteistä ja tiivistä. Kehitystä tehdään jatkuvasti arjen tarpeista käsin, ja asioita viedään eteenpäin yhdessä määrittelyn, priorisoinnin ja nopean reagoinnin kautta”, Nurmela kuvailee yhteistyötä, ”Kumppanuuden arvo näkyy siinä, että järjestelmä ei ole jäänyt kertaluonteiseksi projektiksi, vaan se on kehittynyt liiketoiminnan mukana vuosien ajan”.
Pitkän aikavälin vaikutukset
Kun järjestelmä toimii, arki toimii. Varaaminen on sujuvaa. Myynti saa paremmat työkalut. Asiakas saa selkeämmän kokemuksen.
Yli kaksikymmentä vuotta jatkunut yhteistyö kertoo olennaisen. Kun rakennamme jotain, se ei jää projektiksi. Se jää käyttöön. Ja kehittyy mukana.
”Järjestelmällä on tänä päivänä erittäin tärkeä rooli toiminnassamme. Se on keskeinen työkalu myyntipalvelulle ja laajasti myös ravintoloiden ja hotellien arjessa, eikä sen merkitys rajoitu vain varausten käsittelyyn. Se kokoaa yhteen tiedon, tukee asiakaspalvelua, mahdollistaa myynnin ja toimii osana useita muita palveluita ja integraatioita. Käytännössä se on yksi niistä järjestelmistä, joiden toimivuus näkyy suoraan arjen sujuvuudessa”, summaa Nurmela varausjärjestelmän vaikutuksia.
