Tuotetiedonhallinnan kehittäminen vaatii onnistuakseen vahvaa kumppanuutta
Kiihtyvällä tahdilla näyttäytyvät muutokset muokkaavat yritysten toimintaympäristöä; epävarmuus tulevasta, tilanteiden vaikea ennakoitavuus ja yllätyksellisyys sekä uskomusten ja vajavaisen tiedon aikaan saamat eri näkökulmat ja tulkinnat – moni asia haastaa yritysjohtoa miettimään oikeita korjausliikkeitä varmistamaan oman yrityksen menestymisen myös jatkossa. Muuttuvassa liiketoimintaympäristössä digiteknologia auttaa organisaatioita sopeutumaan ja vastaamaan uusiin haasteisiin ja mahdollisuuksiin.
Eräs liiketoimintaympäristön muutosten aiheuttamia keskeisimpiä kehityskohteita on yritysten tuotetiedonhallinta ja rikastetun tiedon jäsentäminen, jota digiteknologian tarjoamilla malleilla ja keinovalinnoilla kyetään monin eri tavoin kehittämään. Nämä usein räätälöinteinä tuotetut kehittämistoimet voivat vaihdella yrityksen koon, tuotevalikoiman ja toimintaympäristön mukaan.
Kaikissa tiedonhallinnan kehityshankkeissa on kuitenkin tavalla tai toisella sama tavoite ja tahtotila parantaa yrityksen menestymisen edellytyksiä panostamalla tuotekokemuksen (PxM) laadukkuuden nostoon. Tämä tarkoittaa yrityksille johdonmukaisen tuotetiedon tarjoamista kaikissa tuotemerkin kosketuspisteissä, joka eittämättä vahvistaa sidettä yrityksen brändiin sekä johtaa osaltaan onnistuneen asiakaskokemuksen muodostumiseen.
Tähtäimessä PIM-projekti
Yleisimmin tuotetiedonhallinnan tehokkuutta parantamaan valitaan PIM-järjestelmä (Product Information Management), joka on tärkeä osa organisaation tuotetiedonhallinnan kehittämistä. Se tarkoittaa modernia liiketoimintakäytäntöä, joka auttaa parantamaan tuotetietojen laatua ja luotettavuutta sekä tehostamaan tuotetietojen käsittelyä ja jakamista eri kanaviin.
PIM ei kuitenkaan yksinään riitä takaamaan kehitystä organisaatiossa, vaan se on yksi osa laajempaa tuotetiedonhallinnan strategiaa ja toiminnallista kokonaisuutta – tehokas käyttö ja hyötyarvojen saavuttaminen edellyttävät, että järjestelmä skaalautuu ja integroituu suunnitelmallisesti osaksi yrityksen muuta liiketoimintaa.
Aloita näillä: Esiselvitys ja vaatimusmäärittely
Ennen kuin itse PIM-kehitysprojekti voidaan järjestelmätasolla startata, on suositeltavaa selvittää, miten lähteä oman yrityksen kanssa tuotetiedonhallinnan projektia toteuttamaan. Kannattaa valita itselleen teknisesti osaava ja liiketoimintaprosessien kehittämisestä perillä oleva kumppani ratkaisun elinkaaren eri osa-alueiden saamiseksi laadukkaasti maaliin.
Esiselvitysvaiheessa tutkitaan tarvetta ja muotoa tuotetietojen hallintajärjestelmälle. Samalla määritellään, millaiset toiminnallisuudet taustalle tarvittaisiin. Selvitys sisältää myös analyysin siitä, mikä on nykyinen tuotetietojen hallinnan tila, miten kokonaisuus toimii ja mitä parannuksia olisi tarpeen tehdä; onko tavoitteena parantaa tuotetiedon laatua ja saatavuutta, oikaista kirjavaa ja tehotonta käytäntöä tiedon keräämisessä ja ylläpidossa, tukea myyntiä ja markkinointia vai parantaa toimintaa ostajaympäristössä ja kehittää tuote- ja asiakaskokemusta?
Selvitys auttaa myös avaamaan nykyisten prosessien toiminnallisen luonteen sekä tunnistamaan ja määrittelemään parhaat korjausliikkeet ja toteutusvaihtoehdot. Esiselvityksen avulla voidaan myös määrittää projektin tavoitteet ja varmistaa, että ne ovat kokoluokassaan realistisia ja saavutettavissa.
Vaatimusmäärittelyvaiheessa puolestaan kuvataan hyvin tarkasti, miten PIM-järjestelmä vastaa sekä sisällöllisesti, toiminnallisesti että hallintaprosessin näkökulmasta esiselvityksessä kuvattuihin tavoitteisiin. Vaatimusmäärittely on tärkein osa PIM-projektia, sillä se määrittää tuotetiedon rakenteen, laajuuden, ominaisuudet ja laadun.
Vaatimusmäärittely sisältää myös tarkennetun kuvauksen siitä, mitä tuotetietoja tarvitaan ja miten ne tulee järjestää ja hallinnoida sekä auttaa varmistamaan, että tuleva järjestelmä vastaa yrityksen tarpeita ja vaatimuksia. Lisäksi on tärkeää kuvata, miten PIM-järjestelmän tulee integroitua muihin järjestelmiin ja miten sen tulee tukea prosesseja, jotka liittyvät tuotetietojen hallintaan, päivittämiseen ja jakamiseen eri kanavissa.
Ennakoiva selvitystyö tukee PIM-projektin onnistumista
Mediasignalin asiantuntijoiden kanssa yhteistuumin laadittujen esiselvityksen ja vaatimusmäärittelyn merkitys on kokonaisuuden kannalta varsin suuri, sillä ne auttavat määrittämään ja kuvaamaan tulevan PIM-projektin tavoitteet ja suuntaviivat sekä varmistamaan, että valittava PIM-järjestelmä täyttää soveltuvuudeltaan kaikki yrityksen tarpeet ja toimii asetettujen tavoitteiden mukaisesti.
Molemmat selvitykset auttavat parhaimmillaan myös minimoimaan riskejä ja tekemään tuotetiedonhallinnan kehitysprojektin etenemisestä mahdollisimman sujuvan. Lisäksi ne nostavat yleensä esiin myös muita yritysten liiketoiminnassa piileviä haasteita, ongelmakohtia tai pullonkauloja, joita voidaan tulevaisuuden kehitysprojekteina myös digiteknologian keinovalikoimin yksilöllisesti ratkaista.
Lue myös sarjan muut artikkelit:
Inertia organisaatiossa – selviytymisen este vai kehityksen mahdollisuus?
Muutokset liiketoimintaympäristössä vaikuttavat tarpeeseen reagoida ja kehittää yrityksen prosesseja – PIM avuksi?
Headless-mallilla joustavuutta verkkopalveluiden ja PIM-ratkaisujen toteutuksiin