Inertia organisaatiossa – selviytymisen este vai kehityksen mahdollisuus?
Kuvittele tilanne, jossa seisot paikallasi ja sinun pitäisi yhtäkkiä päästä liikkumaan. Tuntuuko sinusta, että on ylitettävä tietty kynnys päästäksesi liikkeelle? Tai kun olet matkustamassa autossa ja kuljettaja jarruttaa äkillisesti, ja kehosi tuntuu vetävän sinua eteenpäin? Nämä kokemukset ovat esimerkkejä ilmiöstä, jota kutsutaan inertiaksi.
Inertia on latinasta käännettynä hidas tai laiska. Fysiikassa inertia puolestaan tarkoittaa kappaleen ominaisuutta vastustaa liiketilan muutoksia. Inertialla voidaan kuvata myös ihmisen taipumusta luottaa tuttuihin oletuksiin ja ilmentää haluttomuutta haastaa näitä oletuksia, vaikka todellisuus osoittautuisikin aivan toiseksi.
Kun puhutaan yrityksen prosessien kehittämisestä, inertia viittaa luonnolliseen hitauteen, kyvyttömyyteen ja jopa haluttomuuteen muuttaa syvälle organisaatioon juurtuneita toimintatapoja ja vanhaa perinteistä ajattelua. Tämä hidastaa prosessien tehostamista, innovaatioiden ja uusien teknologioiden käyttöönottoa sekä muutosten toteuttamista. Se voi aiheuttaa tehottomuudellaan kustannusten kasvua sekä palvelujen laatutason heikkenemistä. Yritys jää näin helposti jälkeen kilpailijoistaan, kun se ei kykene sopeutumaan alati muuttuviin markkinaolosuhteisiin tarpeeksi nopeasti. Lisäksi inertia voi johtaa työntekijöiden tyytymättömyyteen ja heikentää yrityksen sisäistä ilmapiiriä ja toimintakykyä.
Inertia vaikuttaa PIM-projektin käynnistämiseen ja sen etenemiseen
Yritykset keräävät ja hallitsevat valtavia määriä tuotetietoja, kuten tuotespesifikaatioita, hintoja, kuvia ja asiakastietoja. Laadukas ja ajantasainen tuotetieto on elintärkeää yrityksen menestyksen kannalta, sillä se vaikuttaa suoraan tuotteiden elinkaareen ja liiketoiminnan tehokkuuteen. Vaikutukset heijastuvat helposti myös myyntiin, asiakastyytyväisyyteen ja kilpailukykyyn.
Kun organisaatio harkitsee tuotetiedonhallinnan projektin käynnistämistä, se kohtaa usein inertian vaikutuksia, jotka voivat hidastaa ja hankaloittaa projektin aloittamista. Olemme havainneet tämän etenkin silloin, kun organisaatiossa yritetään saada koostettua yhtenäistä ja selkeää sisäistä kuvaa tuotetiedonhallinnan nykytilasta tavoitteena olevan kehitystyön pohjaksi. Organisaatio kyllä tunnistaa olemassa olevan strategisen kehitystarpeen, mutta itse kehitysprojektille ei toivottua lähtölaukausta oikein saada aikaiseksi. Projekti pysähtelee jo varhaisessa vaiheessa moneen eritasoiseen kysymykseen, jotka voivat liittyä esimerkiksi sisäisiin näkemyseroihin, yrityksen vallitsevaan kulttuuriin ja vanhoihin perinteisiin, tai organisaation rakenteeseen ja päätöksentekoprosesseihin. Myös puutteellinen tietoisuus PIM-projektin merkityksestä ja sen potentiaalisista hyödyistä voivat vaikuttaa päätösten syntymiseen.
Lisäksi sivuraiteille voidaan ajautua myös silloin, kun lähdetään epätietoisena oikaisemaan valitsemalla PIM-teknologia jo ennen esiselvitys- ja vaatimusmäärittelyä. Kyseisellä valinnalla toivotaan nopeutettavan tulevan projektin aloitusta sekä ratkaistavan kaikki ne haasteet ja toiveet, joita tuotetiedonhallinnon kehitysprojektille on asetettu.
Tällöin on hyvin suuri riski, että ennakkoon valittu järjestelmä ei vastaisikaan ominaisuuksiltaan yrityksen tavoitteita, tai käyttäjien tarpeita ja odotuksia, jolloin se voi johtaa mm. tehottomuuteen ja kustannustason nousuun. Siksi on tärkeää aloittaa panostamalla ensin asianmukaiseen suunnitteluun ja esiselvitykseen ennen PIM-järjestelmän valintaa etenkin, jos yrityksessä on taipumusta inertiaan.
Kumppanilla on merkittävä rooli organisaation apuna
Päästäkseen irti inertian vaikutuspiiristä ja saadakseen tuotetiedonhallinnan projektin jouhevasti käyntiin, on erittäin hyödyllistä ottaa mukaan muutosprosessien luonteen ja PIM-ympäristön kehittämisen hallitseva ammattilainen. Tämä valinta projektin etenemisen takeeksi ei ole ainoastaan kustannustehokas ratkaisu, vaan myös pitkäaikainen investointi.
Kumppani voi ulkopuolisena asiantuntijana auttaa yritystä ylittämään liikkeelle lähdön esteet mm. suunnittelemalla tehokkaita muutosstrategioita ja taktisia liikkeitä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Lisäksi kumppanin kokemuksen kautta voidaan organisaatiolle välittää syvällistä tietoa aikaisemmissa projekteissa hyödynnetyistä teknologioista ja parhaista käytännöistä, joka tarjoaa etenkin yritysjohdolle rohkaisua ja uudenlaisia vaihtoehtoja tuotetiedonhallinnan kehittämiselle.
Inertia on monesti myös mahdollisuus
Inertia ei välttämättä ole pelkästään negatiivinen asia. Se on luonnollinen ilmiö, joka näkyy monissa organisaatioissa. Se voi olla haaste, mutta varsinkin tiedostettuna se on myös mahdollisuus yrityksen menestymiselle.
Jos organisaatiolla on esimerkiksi vakiintuneet ja toimivat prosessit tuotetiedonhallinnassa, inertia voi olla hyödyllistä. Tässä tapauksessa ei ole tarvetta suurisuuntaisille muutoksille, pienet mukautukset ja kumppanin tarjoamat lisäarvopalvelut nykyisiin prosesseihin voivat riittää parantamaan tuotetiedonhallinnan tehokkuutta.
Jos taas organisaation nykyinen PIM-järjestelmä on vakaa, toimiva ja vastaa suurelta osin organisaation tarpeita, inertia voi olla myös tällöin hyödyllistä. Muutosten tekemisen sijaan voidaan kumppanin kanssa keskittyä järjestelmän ympäristön parantamiseen ja esimerkiksi tehostaa rikastetun tuotetiedon jakamista eri kanavissa.
On kuitenkin tärkeää huomata, että inertia on monesti haitallinen tekijä varsinkin, jos se estää organisaatiota hyödyntämästä uusia mahdollisuuksia. Jos organisaatio on liian sidoksissa vanhoihin käytäntöihin eikä pysty mukautumaan tavoitteiden edellyttämiin muutoksiin, se hidastaa tai jopa estää myös tuotetiedonhallinnan projektin onnistumisen. Tästä syystä onkin lisättävä avarakatseisuutta tasapainottaakseen toimintaa vakiintuneiden käytäntöjen ja tarpeen mukaisten muutosten välillä, jotta edellytykset pysyä kilpailukykyisenä muuttuvassa liiketoimintaympäristössä säilyisivät.
Lue myös sarjan muut artikkelit:
Headless-mallilla joustavuutta verkkopalveluiden ja PIM-ratkaisujen toteutuksiin
Muutokset liiketoimintaympäristössä vaikuttavat tarpeeseen reagoida ja kehittää yrityksen prosesseja – PIM avuksi?
Tuotehallinnan kehittäminen vaatii onnistuakseen vahvaa kumppanuutta