Tuotetiedonhallinta murroksessa: askelmerkit kohti digitaalista tuotepassia
Digitaalinen tuotepassi (Digital Product Passport, DPP) on EU:n sääntelyyn perustuva uusi tapa hallita ja jakaa tuotekohtaista tietoa koko tuotteen elinkaaren ajan. Kyse ei ole yksittäisestä dokumentista tai raportista, vaan rakenteisesta tuotetiedosta, joka yhdistää vastuullisuuden, vaatimustenmukaisuuden, jäljitettävyyden ja asiakaskäytön yhdeksi kokonaisuudeksi.
Monelle yritykselle digitaalinen tuotepassi herättääkin nyt perusteltuja kysymyksiä: Onko tuotepassi meille pakollinen? Koskeeko se juuri meidän tuotteitamme? Ja ennen kaikkea, mitä tämä tarkoittaa käytännössä tuotetiedon ja järjestelmien näkökulmasta?
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä digitaalinen tuotepassi oikeasti tarkoittaa ja miksi se muuttaa EU:ssa tuotetiedonhallintaa pysyvästi sekä miten PIM-järjestelmä (Product Infromation Management) on ehdoton yrityksille.
Mikä digitaalinen tuotepassi oikeasti on?
Digitaalinen tuotepassi on tuotekohtainen tietokokonaisuus, joka sisältää olennaiset tiedot tuotteen koostumuksesta, alkuperästä, käytöstä, huollosta, kierrätettävyydestä ja vaatimustenmukaisuudesta. Tiedot ovat digitaalisessa, rakenteisessa muodossa ja saatavilla tuotteen koko elinkaaren ajan.
Usein tuotepassiin viitataan QR-koodilla, linkillä tai muulla tunnisteella. Varsinainen arvo ei kuitenkaan ole tunnisteessa, vaan taustalla olevassa yhtenäisessä ja luotettavassa tuotetiedossa. Sama tietopohja voi palvella useita kohderyhmiä eri näkökulmista, kuten esimerkiksi kuluttajia, asentajia, huoltoa, jakelijoita ja viranomaisia ilman, että tietoa tarvitsee ylläpitää erikseen eri muodoissa.
Onko digitaalinen tuotepassi pakollinen ja ketä se koskee?
Digitaalinen tuotepassi ei tule pakolliseksi kaikille tuotteille kerralla. Se perustuu EU:n Ecodesign for Sustainable Products Regulation -asetukseen, jonka puitteissa tuoteryhmäkohtaiset vaatimukset määritellään vaiheittain.
Ensimmäiset velvoitteet koskevat erityisesti akkuja, sähkö- ja elektroniikkatuotteita, tekstiilejä sekä muita ympäristövaikutuksiltaan merkittäviä tuoteryhmiä. Laajennuksia on kuitenkin tulossa lisää, ja käytännössä suuri osa teollisista tuotteista tulee ajan myötä DPP-vaatimusten piiriin, joko suoraan tai toimitusketjun kautta.
Vaikka oma tuote ei vielä olisi pakollisen tuotepassin piirissä, moni yritys kohtaa vaatimukset epäsuorasti. Asiakkaat, jälleenmyyjät tai päämiehet voivat edellyttää valmiutta toimittaa tuotetietoa digitaalisessa tuotepassimuodossa.
Digitaalinen tuotepassi ei ole irrallinen projekti, vaan tuotetiedon muutos
Yleisin virhe digitaalisen tuotepassin valmistelussa on ajatella sitä yksittäisenä raporttina tai teknisenä lisäosana. Todellisuudessa DPP paljastaa nopeasti tuotetiedonhallinnan kipupisteet:
- tuotetietoa on hajautettuna useisiin järjestelmiin ja tiedostoihin
- vastuullisuus- ja vaatimustenmukaisuustiedot eivät ole rakenteisesti kytkeytyneet tuotteisiin
- tuotemallit eivät skaalaudu uusiin vaatimuksiin tai markkina-alueisiin
- samaa tietoa ylläpidetään useaan kertaan eri kanavia varten
Digitaalinen tuotepassi pakottaa siirtymään tilanteeseen, jossa tuotetiedolla on yksi hallittu lähde, selkeä rakenne ja omistajuus, joka on myös tehokkuuden näkökulmasta järkevä muutos tuotetiedonhallinnan prosesseihin.
Mitä tietoja digitaalisessa tuotepassissa tyypillisesti vaaditaan?
Vaikka tarkat vaatimukset vaihtelevat tuoteryhmittäin, useimmissa tapauksissa digitaalinen tuotepassi pohjautuu seuraaviin tietokokonaisuuksiin:
- tuotteen yksilöivä tunniste ja tuoterakenne
- tekniset ominaisuudet ja varianttitiedot
- materiaalit ja komponentit
- korjattavuuteen ja huollettavuuteen liittyvät tiedot
- käyttö- ja turvallisuusohjeet
- vaatimustenmukaisuus- ja sertifikaattitiedot
- elinkaaren aikaiset ympäristötiedot
Oleellista on, että tieto on rakenteisessa muodossa, eikä irrallisina PDF-tiedostoina tai hajanaisina dokumentteina. Tähän avuksi tarvitaan keskitettyä tuotetiedonhallintajärjestelmää.
PIM-järjestelmä digitaalisen tuotepassin perustana
Käytännössä digitaalinen tuotepassi rakennetaan aina tuotetiedonhallinnan varaan. PIM-järjestelmä toimii keskitettynä totuuden lähteenä, jossa tuotemallit, attribuutit, versiot, hyväksynnät ja kieliversiot hallitaan hallitusti.
Mediasignal toteuttaa PIM-ratkaisuja kahdella toisiaan täydentävällä lähestymistavalla: Feed PIM ja Akeneo PIM. Valinta tehdään asiakkaan tuotetiedon laajuuden, integraatiotarpeiden ja ylläpitovaatimusten perusteella.
Miksi PIM-järjestelmä on tärkeä digitaaliselle tuotepassille?
On tärkää ymmärtää, ettei PIM-järjestelmä ei ole pelkkä velvoitteiden täyttämisen työkalu, vaan samalla keino parantaa tehokkuutta, laatua ja kilpailukykyä. Mitä PIM-järjestelmä mahdollistaa tuotetiedonhallinnalle ja digitaalisen tuotepassin vaatimusten täyttämiselle?
1. Vähemmän manuaalista työtä ja päällekkäistä ylläpitoa
Kun tuotetieto hallitaan yhdessä keskitetysti rakenteisessa muodossa, samaa tietoa ei tarvitse ylläpitää erikseen eri järjestelmissä, tiedostoissa tai kanavissa. Digitaalisen tuotepassin vaatima tieto syntyy osana normaalia tuotetiedonhallintaa, ei erillisenä projektina.
2. Parempi tiedon laatu ja vaatimustenmukaisuus
PIM-järjestelmä mahdollistaa pakollisten attribuuttien, validointien ja hyväksyntäprosessien määrittelyn. Tämä vähentää virheitä ja puutteita tuotetiedossa sekä helpottaa viranomaisvaatimusten ja asiakasvaatimusten täyttämistä. Samalla yritys saa paremman näkyvyyden siihen, mitä tietoa tuotteista oikeasti on ja mitä puuttuu.
3. Nopeampi reagointi uusiin vaatimuksiin ja markkinoihin
Kun tuotemallit ja tietorakenteet ovat kunnossa, uusien DPP-vaatimusten, markkina-alueiden tai asiakaskohtaisten tietotarpeiden lisääminen on huomattavasti nopeampaa. Yritys ei ole enää sidottu jäykkään dokumenttipohjaiseen malliin, vaan pystyy skaalaamaan tuotetietoa liiketoiminnan mukana.
4. Tuki myynnille ja asiakaskokemukselle
Sama tuotetieto, jota hyödynnetään digitaalisessa tuotepassissa, palvelee myös myyntiä, verkkopalveluita ja asiakasportaaleja. Ajantasainen, kattava ja helposti saatavilla oleva tuotetieto vähentää kyselyitä, nopeuttaa ostopäätöksiä ja parantaa luottamusta tuotteeseen.
5. Kustannussäästöt pitkällä aikavälillä
PIM-investointi maksaa itsensä takaisin erityisesti silloin, kun tuotetiedon vaatimukset kasvavat. Kun tuotepassi ei aiheuta erillisiä manuaalisia työvaiheita tai kiireisiä korjausprojekteja, säästetään aikaa, rahaa ja resursseja.
Mediasignalin rooli: enemmän kuin järjestelmätoimitus
Digitaalinen tuotepassi ei ole Mediasignalille pelkkä PIM-käyttöönotto. Autamme asiakkaitamme kokonaisuudessa, jossa:
- tuotepassiin tarvittava tietosisältö määritellään liiketoiminnan näkökulmasta
- tuotemallit ja attribuutit rakennetaan tukemaan sekä DPP:tä että myyntiä
- integraatiot ERP-, PDM-, DAM- ja muihin lähdejärjestelmiin suunnitellaan kestävästi
- tuotepassin näkymät voidaan toteuttaa osana verkkopalvelua, asiakasportaalia tai muuta digitaalista palvelua
Tavoitteena on, että digitaalinen tuotepassi ei jää pelkäksi vaatimusten täyttämiseksi, vaan tukee myös asiakaskokemusta, tehokkuutta ja kilpailukykyä.
Milloin teidän kannattaa toimia?
Jos digitaalinen tuotepassi koskee toimialaanne suoraan tai epäsuorasti, valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Suurimmat haasteet eivät yleensä ole teknisiä, vaan liittyvät datan laatuun, vastuunjakoon ja vanhoihin toimintamalleihin.
Mitä aikaisemmin tuotetiedon hallinta on kunnossa, sitä helpommin tulevat vaatimukset voidaan täyttää ilman kiirettä ja ylimääräisiä kustannuksia.
Keskustellaan teidän DPP-valmiudesta
Jos haluatte ymmärtää, koskeeko digitaalinen tuotepassi teidän tuotteitanne ja miten Feed PIM tai Akeneo CE kannattaa ottaa osaksi kokonaisuutta, Mediasignal auttaa kartoittamaan tilanteen ja määrittelemään realistisen etenemismallin. Jätä meille viesti alla olevalla lomakkeella.
Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä:
Ilmainen opas: Oikea PIM-järjestelmä yrityksellesi? Opas päätöksenteon tueksi
Blogi: PIM-järjestelmä: Nopeampi tuotetiedonhallinta
Blogi: EU:n digitaalinen tuotepassi tulee – Miten se vaikuttaa tuotetiedonhallintaan?
