Monikieliset tuotekatalogit kuormittavat? Näin julkaisuautomaatio ratkaisee haasteet
Kun yrityksen tuotevalikoima on laaja, markkina-alueita useita ja tuotedata päivittyy tiheästi, manuaalinen katalogien taitto muuttuu nopeasti kuormittavaksi ja virheherkäksi prosessiksi. Siksi yhä useampi yritys hyödyntää julkaisuautomaatiota tuotekatalogien, hinnastojen ja tuotetietojen julkaisemiseen PDF-muodossa.
Tässä blogissa pureudumme siihen, mitä haasteita julkaisuautomaation avulla voidaan ratkaista ja miten Catalog Generator helpottaa kansainvälisillä markkinoilla toimivien yritysten katalogien hallintaa.
Automaatio keventää työmäärää ja vähentää kustannuksia
Perinteisesti käsin taitetuissa tuotekatalogeissa jokainen kieliversio on oma aikaa vievä projektinsa: sisältö täytyy koostaa manuaalisesti useista tietolähteistä, taittaa uudelleen ja varmistaa, että tuotedata on ajan tasalla.
Tämä lisää merkittävästi:
- työmäärää sekä katalogien kustannuksia
- virheiden määrää ja vanhentuneen tiedon käyttämistä
- julkaisujen viivästymisiä sekä pullonkauloja myynti- ja markkinointiputkiin
Julkaisuautomaation ratkaisu
Catalog Generator eli julkaisuautomaatio on websovellus, jonka avulla voidaan helposti ja nopeasti luoda erityyppisiä tuotekatalogeja, hinnastoja ja tuotelehtiä PDF-muodossa. Tarvitaan vain määrämuotoinen tuotedata, joka voi tulla esimerkiksi PIM- tai ERP-järjestelmästä.
Julkaisuautomaatio tuottaa automaattiset kieliversiot yhdestä ja samasta tuotedatasta. Käyttäjä valitsee haluamansa tiedot, markkina-alueen ja järjestelmä hoitaa loppuun asti yhdenmukaisen, brändin mukaisen tuotekatalogin. Näin manuaalinen tiedonkeruu, taittotyö, julkaisu ja sisällön tarkistaminen poistuvat kokonaan.
Automaatio vapauttaakin merkittävästi resursseja: tutkimuksen mukaan jopa 51 % työntekijöistä käyttää päivittäin vähintään kaksi tuntia toistuviin tehtäviin, jotka voitaisiin automatisoida (Formstack & Mantis Research, n = 2000). Tämä kuvastaa hyvin manuaalisen työn kuormittavuutta ja automaation potentiaalia vapauttaa kapasiteettia tuottavampiin tehtäviin.
Mitä tuotekatalogien julkaisuun liittyviä haasteita julkaisuautomaatio taklaa?
1. Tuotedata muuttuu jatkuvasti: automaattinen julkaisu pitää katalogit ajan tasalla
Manuaalisissa prosesseissa dokumentit vanhenevat heti, kun uudet hinnat tai tekniset tiedot päivittyvät. Julkaisuautomaation suurin hyöty on se, että katalogi perustuu aina reaaliaikaiseen tuotedataan, ei vanhoihin tiedostoihin tai kopioituihin taulukoihin.
Catalog Generator muodostaa dokumentit suoraan PIM-, ERP- tai DAM-järjestelmistä, jolloin inhimilliset virheet vähenevät, tietojen oikeellisuus paranee, eikä katalogien taitto vaadi erillistä aikaa vievää manuaalista päivitystä.
2. Resurssien vapautuminen: julkaisuautomaatio on kustannustehokas ratkaisu
Laajojen dokumenttien kokoaminen vie valtavasti työaikaa markkinoinnilta ja tuotepäälliköiltä. Jokainen päivitys tarkoittaa uutta kierrosta manuaalista työtä.
Julkaisuautomaation avulla tuotekatalogit, tuotelehtiset ja hinnastot syntyvät automaattisesti määriteltyjen taittopohjien avulla ilman taitto- tai layout-osaamista.
3. Yhdenmukainen ilme on vaikea säilyttää ilman automaattista taittoa
Kun katalogien taitto tehdään manuaalisesti eri tiimien toimesta, lopputulos vaihtelee helposti. Julkaisuautomaation avulla yrityksen oma visuaalinen ilme, typografia ja rakenne säilyvät aina samanlaisina kielestä tai markkina-alueesta riippumatta.
4. Laaja tuotevalikoima tekee tuotedokumentaatiosta raskasta
Kun tuotteita on satoja tai tuhansia, katalogien hallinta manuaalisesti on hidasta ja altistaa virheille. Usein markkina-alueiden lisäksi eri kohderyhmät tarvitsevat myös omia versioita, kuten tiiviitä hinnastoja kv-jälleenmyyjille, visuaalisia katalogeja markkinointiin tai teknisiä dokumentteja suunnittelijoille.
Julkaisuautomaation avulla kaikille näille voidaan tuottaa omat, automaattiset, brändin mukaiset versiot ilman raskaiden taittotiedostojen käsittelyä.
Tutustutaan seuraavaksi tarkemmin, millaisia haasteita julkaisuautomaatio ratkaisi ilmanvaihtokonevalmistaja Valloxille.
Case Vallox: kuinka julkaisuautomaatio virtaviivaisti monikieliset katalogit
Valloxin ilmanvaihtokoneiden tuotevalikoima on laaja ja yrityksen toimiessa usealla markkina-alueella kieliversioiden ja eri markkina-alueiden vaatimusten vuoksi, käsiteltävän datan määrä on valtava. Tämä yhtälö loi pullonkaluoja tuotekatalogien taittamisen prosesseihin. Aiemmin Valloxilla katalogit taitettiin manuaalisesti, joka oli erittäin aikaa vievää ja vei arjen resursseja sekä samaan aikaan lisäsi inhimillisten virheiden riskiä.
Vallox halusi tehostaa tuoteluetteloidensa hallintaa ja tuoda katalogien generoinnin osaksi digitaalista tuotedatavirtaa. Tavoitteena oli ketterä, web-pohjainen työkalu, jonka avulla hinnastot ja luettelot muodostuvat reaaliaikaisen tuotetiedon pohjalta käyttäjäystävällisesti ja ilman manuaalista taittotyötä.
Toteutimme Valloxille konfiguroitavan julkaisuautomaatio-ratkaisun, joka hyödyntää suoraan tuotehallintajärjestelmän tietoja. Tuotetiedot, kuten nimet, tekniset tiedot ja variantit noudetaan automaattisesti suoraan PIM-järjestelmästä ja yhdistetään yrityksen brändi-ilmeen mukaiseen hinnastokatalogiin. Tutustu toteutuksen yksityiskohtiin tarkemmin tästä.
Lopputulos vastasi Valloxin tarpeita:
“Catalog Generator on yllättänyt meidät positiivisesti. Sen skaalautuvuus ja dynaamisuus ovat saaneet aikaan tyytyväistä hyrinää, ja systeemin nopeus on lyönyt meidät ällikällä.”
– Anneli Ojala, Vallox
Nyt Vallox pystyy muodostamaan ajantasaisia hinnastokatalogeja reaaliaikaisesta tuotedatasta, ilman manuaalista työtä. Tuloksena on aina brändin mukainen, monipuolinen ja nopeasti päivittyvä hinnastokatalogi, joka tukee sekä vienti- että kotimaan markkinoita.
Mitä automaatio mahdollistaa liiketoiminnalle?
Automaatio ei ole enää pelkkä tekninen parannus, vaan strateginen investointi, joka vaikuttaa suoraan yrityksen kilpailukykyyn sekä tuottavuuteen. Kun toistuvat, käsin tehtävät prosessit automatisoidaan, organisaatiot voivat vapauttaa resursseja korkeamman lisäarvon tehtäviin, nopeuttaa reagointia ja parantaa päätöksenteon laatua.
Julkaisuautomaatio on tästä hyvä esimerkki. Se ei ainoastaan tehosta katalogien tuotantoa, vaan luo liiketoiminnalle kyvykkyyksiä, joita manuaalisilla prosesseilla ei voida saavuttaa, kuten skaalautuminen useille markkinoille, nopeampi markkinoillemeno ja virheiden dramaattinen väheneminen. Automaatio toimii siis sekä tuottavuuden kasvattajana että riskien pienentäjänä.
Yhteenveto
Kun tuotedata elää jatkuvasti ja yrityksellä on useita markkina-alueita sekä laajoja tuotekokonaisuuksia, manuaalinen katalogien taitto on helposti tehoton ja virhealtis prosessi. Julkaisuautomaatio tarjoaa modernin, skaalautuvan ja kustannustehokkaan tavan tuottaa ajantasaisia tuotekatalogeja kansainvälisiin tarpeisiin.
Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä:
Blogi: Miten luoda asiakkaille yhtenäinen tuotekokemus?
Blogi: Catalog Generator: Kokonaisvaltainen työkalu tuotelehtien, -luetteloiden ja -hinnastojen tekemiseen
Asiakastarina: Antti-Teollisuus Oy: Tuote- ja tilausdatasta generoitavat toimituskohtaiset asennusohjeet
Asiakastarina: Dahl Oy: Generoidut tuote-esitteet ja julkaisuautomaatio
