Digitaalinen ekosysteemi: Näin oikea rakenne poistaa kitkan sisällön julkaisusta
Tiedät tilanteen, jossa tuote on valmis ja kampanja pitäisi saada ulos. Materiaalit ovat jo olemassa, mutta julkaiseminen takkuaa, kun tieto on hajallaan eri järjestelmissä.
Tuotetiedot löytyvät yhdestä paikasta, sisällöt toisesta ja kuvat kolmannesta. Vaikka jokainen näistä järjestelmistä tekee oman työnsä hyvin, niiden väliin jää tyhjä tila, joka täytetään käsityöllä. Tietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen, sama asia kirjoitetaan uudestaan eri kanaviin ja julkaisu vaatii useita vaiheita ja tarkistuksia ennen kuin kaikki on valmista.
Tämä on se kohta, jossa tekeminen hidastuu.
Usein tähän reagoidaan ottamalla käyttöön uusi työkalu tai kehittämällä yksittäistä järjestelmää, vaikka todellinen ongelma ei ole työkalujen puute vaan se, että ne eivät toimi yhdessä.
Mistä julkaisujen hitaus oikeasti johtuu
Monessa organisaatiossa järjestelmät on rakennettu ratkaisemaan yksittäisiä tarpeita, ja siksi ne toimivat hyvin omassa roolissaan, mutta huonosti yhdessä. ERP hallitsee tuotetietoa, CMS sisältöä ja PIM rikastettua tuotetietoa, mutta mikään näistä ei yksin vastaa kokonaisuudesta, jossa tieto liikkuu sujuvasti järjestelmien välillä.
Kun yhteistä rakennetta ei ole, jokainen uusi tarve ratkaistaan erikseen. Lopputuloksena syntyy kokonaisuus, jossa sama tieto elää useassa paikassa hieman eri muodossa. Tämä ei yleensä näy heti ongelmana, mutta ajan myötä se alkaa hidastaa kaikkea tekemistä. Ensimmäisenä se näkyy sisältöjulkaisuissa.
Materiaalia pitäisi tuottaa paljon ja räätälöidä eri kohderyhmille, mutta tiedon kokoaminen ja päivittäminen manuaalisesti jokaiseen kanavaan vie aikaa. Manuaalinen kohdentaminen on työlästä, ja siksi se jää usein tekemättä.
Tämä on se kitka, joka syö aikaa huomaamatta.
Mitä digitaalinen ekosysteemi oikeasti tarkoittaa
Digitaalinen ekosysteemi ei ole pelkkä lista järjestelmistä eikä yksittäinen alusta, vaan tapa rakentaa kokonaisuus, jossa tieto liikkuu ilman käsityötä ja jossa jokaisella järjestelmällä on selkeä rooli.
Se alkaa yksinkertaisesta päätöksestä: missä tiedon oikeasti kuuluu olla.
Kun tuotetieto on yhdessä paikassa, sisältö toisessa ja materiaalit kolmannessa, tärkeintä on se, ettei samaa tietoa ylläpidetä rinnakkain useassa paikassa. Sen sijaan tieto haetaan automaattisesti siitä järjestelmästä, jossa sitä hallitaan.
Kun tieto ei enää kopioidu käsin vaan liikkuu automaattisesti järjestelmien välillä, manuaaliset vaiheet katoavat ja kokonaisuus alkaa toimia yhtenäisenä.
Esimerkki: sisällönjulkaisujen nopeuttaminen Sanity.iolla
Sanity.io on headless CMS, joka toimii tässä kokonaisuudessa paikkana, jossa sisältö rakennetaan ja yhdistetään muuhun dataan.
Sanity.ion arvo tulee siitä, että se kokoaa sisällönhallinnan yhdelle alustalle, jolloin sisältöä ei tarvitse tuottaa eri alustoista käsin kopioiden sisältöä. Se mahdollistaa järjestelmien yhteispelin.
Kun sisältö rakennetaan rakenteisesti Sanityyn, sitä ei sidota yhteen näkymään tai kanavaan, vaan sitä voidaan käyttää siellä, missä sitä tarvitaan. Samalla tuotetieto haetaan suoraan PIMistä ja kuvat mediapankista ilman, että niitä kopioidaan sisällön sekaan.
Tässä kohtaa tapahtuu olennainen muutos.
Näin sisältö saadaan osaksi kokonaisuutta, jossa tieto liikkuu järjestelmien välillä ilman käsityötä.
Miltä muutos näyttää arjessa
Kun tämä toimii, muutos ei näy järjestelmäkartassa vaan tavassa tehdä työtä.
Sisältöä ei tarvitse rakentaa uudelleen eri kanaviin, koska sama rakenne toimii kaikkialla. Tuotetietoa ei tarvitse tarkistaa useasta paikasta, koska se tulee yhdestä lähteestä. Kuvia ei tarvitse etsiä eri kansioista, koska ne tulevat suoraan mediapankista käytettäväksi siellä, missä sisältöä tehdään.
Julkaiseminen ei enää tarkoita tiedon kokoamista, vaan sen hyödyntämistä.
Työ nopeutuu, mutta tärkeämpää on se, että se yksinkertaistuu. Vähemmän vaiheita tarkoittaa vähemmän virheitä ja vähemmän riippuvuuksia, jotka hidastavat tekemistä.
Mistä digitaalisen ekosysteemin rakentaminen kannattaa aloittaa?
Ensimmäinen askel on tunnistaa, missä kohtaa tieto siirtyy tällä hetkellä käsin järjestelmästä toiseen, koska juuri siinä syntyy eniten turhaa työtä. Seuraavaksi päätetään, mikä järjestelmä on kunkin tiedon oikea koti, ja vasta sen jälkeen rakennetaan yhteydet, jotka poistavat manuaaliset vaiheet.
Tämä on käytännön työtä, jossa pienetkin muutokset näkyvät nopeasti arjessa.
Mitä digitaalinen ekosysteemi mahdollistaa liiketoiminnalle
Kun digitaalinen ekosysteemi toimii, muutos ei jää tekniseksi parannukseksi, vaan se näkyy suoraan liiketoiminnassa.
Julkaisujen läpimenoaika lyhenee, koska tieto ei enää jumitu järjestelmien väliin. Uudet tuotteet ja kampanjat saadaan ulos nopeammin ilman että joka vaihe vaatii manuaalista työtä tai erillistä koordinointia.
Työaikaa vapautuu, kun samaa tietoa ei tarvitse ylläpitää useassa paikassa eikä korjata moneen kertaan. Tämä näkyy erityisesti markkinoinnissa, asiakaspalvelussa ja tuotetiimeissä, joissa aikaa ei enää kulu tiedon etsimiseen ja kokoamiseen.
Virheiden määrä vähenee, koska tieto tulee yhdestä lähteestä ja pysyy samana kaikissa kanavissa. Asiakas saa yhtenäisen kokemuksen riippumatta siitä, mistä kanavasta hän asioi.
Ja ehkä tärkeimpänä, uusi tekeminen nopeutuu. Kun pohja on kunnossa, uusia kanavia, palveluita tai ominaisuuksia ei tarvitse rakentaa joka kerta alusta, vaan ne voidaan kytkeä osaksi olemassa olevaa kokonaisuutta.
Lopuksi
Digitaalinen ekosysteemi kiteytyy ajatukseen, että olemassa olevat järjestelmät saadaan toimimaan yhdessä tavalla, joka tukee tekemistä eikä hidasta sitä. Kun tieto liikkuu oikein, moni asia yksinkertaistuu itsestään.
Ja usein se on juuri se muutos, jota organisaatiossa on alun perin haettu.
Jos teillä sisällön julkaisu takkuaa, jutellaan.
Oletko lukenut jo nämä?
Blogi: Sanity.ion avulla sisällönhallinta monikanavaiseksi
Blogi: Julkaisuautomaatio ratkaisee katalogien monikielisyyden haasteet
Webinaaritallenne: Nopeuta myyntiä oikeanlaisella tuotekokemuksella
Asiakastarina: Oras – Verkkopalvelu uudistuksella tuotetiedon julkaisu saumattomaksi
